บทความ

ปัญหาไม่ใช่ Excel

Pongsiri Trivittayasil · 6 สิงหาคม 2569

สุดท้ายมันจะมีสัปดาห์หนึ่งที่ไฟล์เอาไม่อยู่ ใบเสนอราคาใบเดียวกันถูกส่งไปหาลูกค้าสองรอบ ไฟล์ ท่อขาย_final_v3.xlsx ถูกแก้พร้อมกันสองคน แล้วเวอร์ชันหนึ่งชนะแบบเงียบๆ พอมีคนถามว่าตอนนี้ดีลที่ยังเปิดอยู่มีอะไรบ้าง กว่าจะตอบได้จริงๆ ใช้เวลาสี่สิบนาที

ข้อสรุปที่เจ้าของกิจการส่วนใหญ่ได้คือ “เราโตเกิน Excel แล้ว” ซึ่งถูกครึ่งเดียว และครึ่งที่ผิดนั้นแพง เพราะมันพาไปหาซอฟต์แวร์ก่อนที่จะเขียนอะไรลงกระดาษสักบรรทัด

จริงๆ แล้วอะไรพัง

ลองหยิบสามเรื่องล่าสุดที่พังในไฟล์มาดู แล้วถามว่าอะไรจะกันมันได้ คำตอบแทบไม่เคยเป็นฟีเจอร์

ใบเสนอราคาซ้ำ ไม่ใช่ความผิดของ Excel แต่เพราะไม่เคยเขียนไว้ว่าลูกค้าที่ติดต่อเข้ามาใหม่ ใครเป็นเจ้าของ
ดีลตายที่ยังนอนอยู่ในไฟล์ ไม่ใช่ปัญหาสูตรคำนวณ แต่เพราะไม่มีกติกาว่าดีลแบบไหนเรียกว่าตายแล้ว
คำตอบที่ใช้เวลาสี่สิบนาที ไม่ใช่เพราะโปรแกรมช้า แต่เพราะคนสองคนในทีมจัดดีลเดียวกันไว้คนละขั้น รายการนี้เลยต้องมาเถียงกันใหม่ทุกครั้งที่เปิดอ่าน

ไม่มีข้อไหนดีขึ้นเองเมื่อย้ายไปเครื่องมือใหม่ มันจะถูกสร้างขึ้นมาใหม่ที่นั่น แถมมีค่ารายเดือนด้วย อาการเดียวกับโปรเจกต์ CRM ที่ตายใน 60 วัน คือซอฟต์แวร์ไม่เคยเป็นชิ้นส่วนที่ขาด

พูดตรงๆ ว่า Excel เก่งอะไร

ต้องพูดข้อนี้ให้ชัด เพราะคำแนะนำว่า “เลิกใช้ Excel เถอะ” ส่วนใหญ่มาจากคนที่มีไลเซนส์จะขาย

ไฟล์ตารางชนะระบบที่ตั้งค่ามาแล้วอยู่ 3 เรื่อง มันเปลี่ยนรูปได้ในไม่กี่วินาที ระหว่างที่ยังไม่นิ่งว่าขั้นการขายของตัวเองมีกี่ขั้น นี่คือข้อดี ไม่ใช่ข้อเสีย ระบบที่ตั้งค่าไว้บนกระบวนการที่ยังเขียนไม่จบ แย่กว่าไฟล์ Excel ด้วยซ้ำ มันไม่มีต้นทุนการเรียนรู้ ทีมใช้เป็นอยู่แล้ว ไฟล์ Excel ไม่เคยพังเพราะคนไม่ยอมใช้ และ มันคือที่ที่ถูกที่สุดสำหรับเขียนร่างแรก ของอะไรก็ตาม

ถ้าดีลที่เปิดอยู่ยังไม่เยอะ มีคนดูแลไฟล์คนเดียว และข้อมูลต่อดีลยังบาง Excel ก็คือคำตอบที่ใช้ได้จริง ไม่ใช่ของขัดตาทัพ ธุรกิจ B2B รอบยาวหลายเจ้ารันด้วยไฟล์เดียวมาหลายปีโดยที่มันไม่ใช่ตัวถ่วง

เพดานจริงอยู่ตรงไหน: 4 อย่างที่ไม่มีสูตรไหนแก้ได้

ช่องเก็บ “ค่า” ไม่ได้เก็บ “ประวัติ” พิมพ์ทับวันที่เดิม วันเดิมก็หายไปเลย แต่ในงานโครงการและงานติดตั้ง สิ่งที่มีประโยชน์จริงคือ อะไรเปลี่ยน เปลี่ยนเมื่อไหร่ เพราะอะไร ซึ่งเป็นสิ่งที่ช่องนั้นทิ้งไปพอดี
ดีลคือบทสนทนา แต่แถวคือหนึ่งบรรทัด ใบเสนอราคาเวอร์ชัน 1 กับเวอร์ชัน 3 ต่างกันตรงไหน สเปกข้อที่ยอมยกเว้นให้ เหตุผลที่ต้องกลับไปสำรวจหน้างานใหม่ ทั้งหมดนี้ไม่มีอะไรยัดลงช่องได้ สุดท้ายไปอยู่ในไลน์กับกล่องเมลของใครสักคน
ไม่มีอะไรบังคับกติกาที่เขียนไว้ ไฟล์ยอมรับหมด ไม่ว่าจะเว้นช่อง “ก้าวถัดไป” ว่าง ใส่ขั้นที่ไม่มีความหมาย หรือดีลที่ไม่มีเจ้าของ กติกาที่อาศัยความเกรงใจอยู่ได้ประมาณสามสัปดาห์
มันไม่เดินมาหาคุณ ไม่มีอะไรบอกว่าดีลนี้ไม่ถูกแตะมาสี่สิบวันแล้ว ต้องมีคนจำได้เองว่าต้องเปิดไปดู ในสัปดาห์ที่งานยุ่งที่สุด

สังเกตว่า 3 ใน 4 ข้อนี้จะเจ็บก็ต่อเมื่อมีหลายคนใช้งานร่วมกัน และรอบขายยาวจนความจำคนเอาไม่อยู่ ถ้ายังไม่ถึงตรงนั้น แปลว่ายังไม่ชนเพดาน

เช็ก 5 ข้อว่าชนหรือยัง:

ต้องมีมากกว่าหนึ่งคนแก้ไฟล์เดียวกันในวันเดียวกัน
ดีลเปิดอยู่พร้อมกันเกินราว 30–40 ดีล เกินจากนี้ การนั่งอ่านทั้งรายการทุกสัปดาห์จะเลิกเกิดขึ้นเอง
ต้องตอบคำถาม “ตกลงเราสัญญาอะไรกับเขาไว้” จากบันทึก ไม่ใช่จากตัวคน ดูเพิ่มที่ ปัญหาส่งมอบงานตอนเซลล์ลาออก
ต้องอัปเดตจากมือถือ จากหน้างาน ภายในวันนั้น
ไม่ใช่ทุกคนควรเห็นทุกคอลัมน์ (เช่น ต้นทุนหรือมาร์จิ้น)

ชน 2 ข้อหรือน้อยกว่า → แก้ที่ไฟล์ ไม่ใช่ที่เครื่องมือ ชน 4–5 ข้อ → เครื่องมือเป็นข้อจำกัดจริง และย้ายได้ แต่ย้ายหลังหัวข้อถัดไป ไม่ใช่ก่อน

ใช้ Google Sheet วางระบบการขายได้ไหม

ได้ไกลกว่าที่คนส่วนใหญ่คิด ถ้ายอมรับกติกา 3 ข้อ

ไฟล์เดียว ห้ามมีสำเนา เด็ดขาด วินาทีที่มีคนส่งไฟล์เข้าไลน์กลุ่มหรือแนบเมล คุณจะมีความจริงสองชุดทันที และไม่มีทางรวมกลับ ใช้ลิงก์เดียว แชร์สิทธิ์เอา แค่ข้อนี้ข้อเดียวก็ตัดสาเหตุพังอันดับหนึ่งของไฟล์ตารางออกไปแล้ว

ขั้นการขายต้องเป็น dropdown ไม่ใช่ช่องพิมพ์อิสระ ตั้ง data validation ให้เลือกจากรายการเดียว แล้วเขียนนิยามของแต่ละขั้นไว้อีกแท็บหนึ่ง ถ้าใครพิมพ์ชื่อขั้นเองได้ แปลว่าคุณไม่ได้มีขั้น คุณมีแค่ป้ายชื่อ

ประชุมท่อขายประจำสัปดาห์ต้องรันจากไฟล์นี้ บนจอ ดีลที่ไม่อยู่ในไฟล์ ไม่ถูกพูดถึงในห้องประชุม กติกาข้อเดียวนี้คือสิ่งที่ทำให้คนยอมกรอก และมันไม่มีค่าใช้จ่ายเลย

คอลัมน์บังคับให้เหลือเท่าที่ตอบคำถามที่คุณถามปากเปล่าอยู่แล้ว ซึ่งปกติห้าช่องก็พอ แล้วยอมรับสิ่งที่ Google Sheet ยังทำไม่ได้: มันไม่เตือนใคร มันไม่เก็บบทสนทนา และมันหยุดคนที่จะข้ามกติกาไม่ได้ สามอย่างนี้แหละคือของที่คุณกำลังจะจ่ายเงินซื้อในวันที่ย้ายจริง ซื้อโดยรู้ว่าซื้ออะไร

เขียนก่อนว่าดีลเคลื่อนยังไง เพราะนี่คือส่วนที่ย้ายตามไปได้

ไม่ว่าปลายทางจะเป็นเครื่องมืออะไร สิ่งที่ตัดสินว่าใช้ได้หรือไม่คือกระดาษหนึ่งหน้าที่เขียนเสร็จได้ในสัปดาห์นี้ ด้วยภาษาของทีมเอง:

เข้า อะไรนับเป็นดีล และใครเป็นเจ้าของตั้งแต่นาทีแรก
เคลื่อน ต้องมีอะไรจริงถึงจะออกจากขั้นนี้ได้ ต้องเป็นหลักฐานหนึ่งชิ้นหรือเหตุการณ์ที่มีวันที่ ห้ามเป็นความรู้สึก นี่คือเกณฑ์ผ่านขั้น และเป็นหน้าที่เขียนยากที่สุด
ค้าง ดีลอยู่ขั้นเดียวได้กี่วัน ก่อนที่จะต้องเลื่อนวันใหม่ ถอยขั้น หรือปิดทิ้ง
บันทึก อะไรที่ต้องเขียนภายในวันที่มันเกิด และใครเป็นคนเขียน
ตาย อะไรทำให้ดีลตาย และใครมีสิทธิ์ตัดสินว่าตาย

กระดาษหน้านี้ไม่ผูกกับเครื่องมือใดๆ จะเขียนไว้ในไฟล์ Excel ก็ได้ เป็นที่ที่เหมาะดี ทำก่อนแล้ววันที่ย้ายจริงจะกลายเป็นแค่การคัดลอก ไม่ใช่การคิดใหม่ทั้งหมด ข้ามข้อนี้ไป คุณจะจ่ายเงินเพื่อสร้างความเละเดิมขึ้นมาใหม่ในหน้าจอที่สวยกว่า ซึ่งเป็นลำดับที่บริษัทส่วนใหญ่ซื้อกัน

ถ้ายังแยกไม่ออกว่าไฟล์ที่ใช้อยู่คือข้อจำกัดจริง หรือเป็นแค่ที่ซุกปัญหา นัดคุย 45 นาทีมาก่อนได้ เราจะเปิดไฟล์ที่คุณใช้อยู่ตอนนี้ไล่ดูด้วยกัน แล้วคุณจะกลับไปพร้อมคำตอบว่าชนเพดานไปกี่ข้อจากห้าข้อ และมี “ดีลเคลื่อนยังไง” เขียนเสร็จอย่างน้อยหนึ่งขั้น ไม่ว่าจะทำงานกับเราต่อหรือไม่ก็ตาม ส่วนที่เหลือคือรูปแบบของ BUILD 30 จาก B2B Sales System (โปรแกรมของ ZestMate Solution) เราออกแบบแพตเทิร์น ทีมของคุณเป็นคนติดตั้งเอง แล้ววันที่ 30 วัดผลด้วยเกณฑ์ 3 ข้อที่เขียนไว้ตั้งแต่วันแรก

← บทความทั้งหมด